Même si l’idée semble démodée à cause de l’avancée des nouvelles technologies, la boite postale professionnelle demeure un facteur important dans la vie de toute société digne de ce nom. En effet, la boite postale permet principalement d’externaliser le service de courrier afin de se consacrer à des tâches plus importantes. Les courriers sont donc stockés en toute sécurité et disponibles à tout moment, durant les heures d’ouverture des bureaux de poste. Voici quelques informations capitales pour vous aider dans les démarches de création de la boite postale de votre structure.
Les documents à fournir
La création d’une boite postale professionnelle nécessite un certain nombre de documents. Il faudra donc fournir un formulaire d’abonnement, une copie de la pièce d’identité, un extrait KBIS. Dans certains cas, il est demandé de fournir un justificatif de résidence. Mais la pièce d’identité peut être la carte nationale d’identité, le permis ou le passeport. Si vous prévoyez donner accès à la boite postale à deux ou trois employés de l’entreprise, il faudra fournir en plus une lettre d’autorisation. Celle-ci peut être fournie à la création de la boite ou à une date ultérieure. Pour recevoir les courriers de l’entreprise à l’adresse postale, l’expéditeur devra mentionner « B.P. » ou « boite postale » suivi du numéro de la boite postale, la ville, le code postal, les informations sur le destinataire et le nom de la société.
Les avantages de la boite postale
La boite postale est d’un grand intérêt pour les sociétés qui ne possèdent pas de service de gestion de courrier. Elle est la solution idéale pour éviter les pertes de courriers ou les retours à l’envoyeur à cause d’une adresse mal indiquée. Chaque numéro postal est attribué à un casier dont le système de verrouillage assure la sécurité. La boite postale étant accessible à toute heure de la journée, les courriers peuvent donc être récupérés et traités à la guise de l’entreprise. Certaines structures préfèrent louer une boite postale pour une durée bien déterminée. Dans ce cas, la boite est souvent accessible vingt-quatre heures sur vingt-quatre.
